A los emprendimientos les resulta difícil definir indicadores que les permita ser objetivos en la ejecución de su negocio. Si bien es cierto, en el mercado existen diferentes tipos de indicadores, toda empresa y emprendimiento necesita definirlos.
Un indicador es una comparación entre dos o más tipos de datos que sirve para elaborar una medida cuantitativa o una observación cualitativa. Esta comparación arroja un valor, una magnitud o un criterio, que tiene significado para quien lo analiza.
Durante la planificación de los proyectos, siempre tengo presente la siguiente frase “lo que no se mide, no se puede mejorar”. La importancia de definir los indicadores nos permitirá fijarnos objetivos medibles y realistas para hacer que las cosas pasen. Como lo afirma el Dr. Bob Frost: Administrar es el arte de “lograr que las cosas pasen” y para alcanzar este propósito, debe ser comprendido que “únicamente lo que se mide se logra” y lo ratifica William Thomson Kelvin: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar”.
Los indicadores deben proporcionarnos un resultado en el corto, mediano y largo plazo, considero que es la única manera, de tomar decisiones más acertadas y quizás cambiarlas, redefinirlas, eliminarlas y empezar de nuevo.
Cuando empezamos a crear indicadores, tenemos poca noción de lo que queremos medir y nos surgen varias preguntas: ¿cómo defino un indicador? ¿el indicador debe tener una unidad de medida? ¿el indicar me permitirá tomar decisiones más objetivas?
Al iniciar un emprendimiento, tenemos muchas dudas y lo importante es, dar pequeños y acertados pasos durante el proceso.
Conocemos que la Gestión de Proyectos está conformado por un grupo de procesos y áreas de conocimiento, en dónde tenemos la oportunidad de definir una gama de indicadores, sin embargo, nos vamos a centrar en 2 aspectos de la triple restricción de un proyecto que nos permita definir indicadores y tener una ejecución estratégica exitosa.
Cumplimiento de plazos
El cumplimiento de plazos en un emprendimiento o proyecto, es crucial para la toma de decisiones en forma temprana y conocer si estamos acercándonos a la meta o si debemos hacer cambios en el proceso.
Los diferentes estudios han demostrado que la inclusión de una adecuada Gestión de Proyecto permite reducir los sobretiempos de la ejecución de los proyectos.
Si nos fijamos en los resultados presentados en el siguiente gráfico, se puede apreciar que el porcentaje de sobretiempo inicia con 10% y podría sobrepasar el 75%, lo que significa que el emprendimiento sobrepasó un factor importante y por ende, el presupuesto se encuentra comprometido.
Ejemplo: Asumiendo que un emprendimiento tiene una duración de 12 meses, con un presupuesto de $1.000 USD mensual y una desviación del 60%, significa que el proyecto durará 19 meses y el presupuesto aumentará en $7.200 USD.
Ahorro de presupuesto
Cuando empezamos un emprendimiento o un proyecto, siempre queremos ahorrar presupuesto para obtener una mayor ganancia y olvidamos que estamos realizando una inversión que debe tener un retorno en la línea del tiempo. Por este motivo, necesitamos utilizar herramientas comprobadas que nos permitan disminuir los riesgos y asegurar nuestra inversión. En este sentido, los estudios han demostrado que la inclusión de una adecuada Gestión de Proyecto permite reducir los sobrecostos de la ejecución de los proyectos.
En los resultados del siguiente gráfico, se puede apreciar que el porcentaje de sobrecostos inicia con el 25% y podría sobrepasar el 75% del presupuesto inicialmente asignado al emprendimiento.
Creando indicadores
Un emprendimiento es una inversión que debemos medir para evitarnos perder dinero y garantizar un retorno de la inversión.
A continuación, presentamos algunos ejemplos de indicadores, sin embargo, cada emprendimiento y proyecto es único, por lo tanto, se requiere de un profundo análisis que nos permita definir los indicadores adecuados y reales.
Ejemplos de indicadores:
Disminuir el índice de errores de la ejecución de proyectos de 11% a 4% para el 31 de diciembre.
Incrementar el presupuesto anual para la gestión de proyectos de 0% a 15% para el inicio del año fiscal.
Aumentar el retorno sobre la inversión promedio de los proyectos de 12% a 30% en tres años.
En conclusión, los indicadores deben formar parte de nuestra hoja de ruta para que los emprendedores pueden tomar decisiones con mayor facilidad y sobre todo, porque los estudios han demostrado que la inclusión de la Gestión de Proyectos puede incrementar hasta en un 91% el performance de los emprendimientos (satisfacción al cliente, presupuesto, plazo).
Sandra Mejía CEO ATI Consultores
Bibliografía:
Deloitte Consulting. (2016). El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones.
Oficina Internacional del Trabajo. (n.d.). Retrieved Septiembre 2020, from ¿Qué son y cómo se construyen los indicadores en la evaluación de impacto?: https://guia.oitcinterfor.org/como-evaluar/como-se-construyen-indicadores