La Oficina de Gestión de Proyectos y Programas (PMO, por sus siglas en inglés) consiste en una estructura que centraliza y estandariza los procesos de la gestión de proyectos, es decir, formaliza el proceso de gestión de proyectos que permite tener proyectos exitosos que se alineen con los objetivos estratégicos de la organización y agreguen valor a las áreas de negocio.
Existen 3 formas de adoptar una PMO en función del grado de control e influencia que ejercen los proyectos:
De apoyo: Proporciona políticas, metodologías, plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas para gestionar y dirigir los proyectos dentro de la organización, ejerciendo un nivel bajo de control sobre los proyectos, es decir, tienen un rol consultivo.
De control: Proporciona apoyo y dirección en la organización con respecto a la manera en que se dirigen los proyectos, capacita a los demás en la dirección y gestión de proyectos y el software de gestión de proyectos, brinda apoyo por medio de herramientas específicas y garantiza el cumplimiento de las prácticas de la organización. Ejerce un nivel moderado de control sobre los proyectos, es decir, proporciona soporte y exige cumplimiento por diferentes medios.
De dirección: Proporciona directores de proyecto para diferentes proyectos y es responsable de los resultados de los proyectos. Ejerce un alto nivel de control sobre los proyectos, es decir, ejercen el control de los proyectos.
Una de las principales funciones de una PMO es brindar apoyo a los directores de proyecto de diferentes formas, así como definir su rol y responsabilidades. La PMO podrá, entre otros aspectos:
Garantizar que los proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos.
Coordinar la comunicación.
Entrenar, orientar, capacitar y supervisar.
Priorizar los proyectos.
Identificar y desarrollar mejores prácticas.
Gestionar recursos compartidos a través de todos los proyectos dirigidos por la PMO.
Gestionar las interdependencias de los proyectos, programas y portafolios.
Identificar y desarrollar una metodología, estándares, políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida de los proyectos (activos de los procesos de la organización).
Monitorear el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de la gestión de proyectos mediante auditorías de proyectos.
Recomendar la terminación de los proyectos, cuando amerite.
Recopilar y difundir las lecciones aprendidas de los proyectos.
Estar involucrada activamente durante todo el proceso de gestión de proyectos.
Por otro lado, también podemos comentar que a la PMO se la puede conocer de varias maneras. En la imagen a la derecha* se muestra los diferentes nombres utilizados en las organizaciones para referirse a la misma.
*Fuente: El impacto de la PMO en la implementación de estrategias.
En el informe de PMI Pulso de la profesión: marcos de trabajo de la PMO se identifican las estructuras predominantes de las PMO actuales, en la que se definen y cuantifican sus funciones y responsabilidades. A continuación, presentamos los diferentes tipos de PMO en las organizaciones:
PMO de unidad organizativa/PMO de unidad de negocios/PMO de división/PMO de departamento: brinda servicios relacionados con el proyecto para respaldar una unidad de negocios.
Oficina o PMO de respaldo/servicios/controles del proyecto: brinda procesos facilitadores para apoyar continuamente la gestión de tareas relacionadas con proyectos, programas o carteras.
PMO mundial estratégica/corporativa/de carteras para toda la empresa u organización: PMO de más alto nivel. Se encarga con frecuencia de alinear las tareas de proyectos y programas a la estrategia.
Centro de excelencia/Centro de competencia: respalda las tareas de los proyectos al equipar a la organización con metodologías, estándares y herramientas.
PMO específica para un proyecto/oficina de proyectos/oficina de programas: brinda servicios relacionados con un proyecto, en calidad de entidad temporal establecida para respaldar un proyecto o programa específico.
En definitiva, existen varios estudios y bibliografía sobre las PMOs y la conclusión principal es que cada PMO es única y se podría pensar que las razones son obvias, ya que cada organización es única, a pesar que sean del mismo sector o tenga un mismo giro de negocio, cada compañía tiene sus propios objetivos estratégicos y depende de estos para elegir el mejor tipo de PMO a implementar.
Sandra Mejía
CEO ATI Consultores
Bibliografía
Mulcahy, R. (2013). Preparación para el Examen PMP (Vol. 8ta. Edición). RMC Publications, Inc.
Project Management Institute, Inc. (2013). El impacto de la PMO en la implementación de estrategias. Project Management Institute, Inc.
Project Management Institute, Inc. (2013). Guía del PMBOK (Vol. 5ta. Edición). Project Management Institute, Inc.
Project Management Institute, Inc. (2013). PMO: Marcos de trabajo. Project Management Institute, Inc.