Si bien es cierto, el solo hecho de escuchar las siglas PMO podría asustar a los empresarios y emprendedores, sin embargo, debemos reconocer que toda organización por más grande o pequeña que esta sea, debe contar con un orden y una priorización para el inicio y ejecución de sus proyectos, sobre todo cuando se desea generar un valor agregado a la empresa que represente una rentabilidad a corto, mediano y largo plazo.
Ahora bien, ¿cuánto es el valor de implementar una PMO en tu empresa? Te lo contamos en este artículo.
Primero, debemos entender que no necesariamente se requiere contar con una estructura organizacional para la PMO ya que dependerá del tamaño de tu empresa y los objetivos estratégicos que quieras cumplir. De igual manera, comprender que el nombre de la PMO y sus funciones cambiarán en cada organización, ya que dependen de factores organizacionales como: objetivos estratégicos, cultura organizacional, entre otros.
Segundo, es importante reconocer que para cumplir los objetivos estratégicos, es necesario generar proyectos apalancados en dichos objetivos y tener una visión a corto, mediano y largo plazo.
Tercero, la alta gerencia de tu empresa necesitará que se demuestre la necesidad de una PMO y sobre todo cuando estamos hablando de generar valor empresarial traducido en rentabilidad.
En este contexto, nos apoyaremos en diferentes estudios sobre el impacto de la PMO y que sea muy fácil tomar la decisión de implementarla en tu empresa.
Deloitte menciona que “a pesar de la necesidad aparente de contar con una PMO, su función ambigua y su implementación con frecuencia incompleta ponen un límite a su efectividad. Las PMO tradicionales se han convertido en tigres de papel, ineficaces para gestionar los programas y lograr resultados” y considerando que los cambios a nivel mundial se aceleran cada vez más, la inclusión de conceptos ágiles, hacen posible la implementación de una PMO Ágil. Podríamos decir que la creación de una PMO puede convertirse en tu primer proyecto.
Por otro lado, la investigación de PMI acerca de las PMO demuestra que el 54% de las organizaciones tiene el tipo más común de la PMO denominado PMO de unidad de negocios y la investigación de Deloitte demuestra que el 58% de las PMO prestan sus servicios a una unidad ejecutora de proyectos similar a la PMO de unidad de negocios del PMI.
La estadísticas demuestran que, el 30% de las PMO reportan al Gerente General o CEO de la organización, un 54% reporta a la persona que está a cargo del área funcional y un 11% reportan a otras posiciones como gerentes regionales, comité de proyectos o directores, por lo tanto, es importante evaluar el grado de madurez de la PMO y la alineación con los objetivos estratégicos de la organización, ya que se ha demostrado que este tipo de PMO son casi dos veces más propensas a ser una PMO de alto desempeño, en comparación con aquellas que no han participado en los objetivos estratégicos (21% en comparación con el 12%).
El estudio del PMI indica que las PMOs de alto desempeño son aquellas que logran 80% o más de sus proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con los objetivos originales; y en el estudio de Deloitte analizan las variables costo, plazo y satisfacción del cliente para determinar el desempeño de la PMO.
Un aspecto relevante del estudio de Deloitte es sobre el rango de sobrecostos de los proyectos en las organizaciones. Tomando dos de los resultados, se tiene que el 20% de los proyectos terminan bajo el presupuesto en el 54% de las PMO y el 14% de los proyectos terminan con más de un 75% de sobrecostos en el 27% de las PMO. Con esta información, podemos realizar el siguiente ejemplo:
Respecto al rango de sobretiempos, se demuestra, entre otros datos, que el 15% de los proyectos terminan antes del plazo planificado en el 56% de las PMO y un 12% de los proyectos terminan con más de 75% de sobretiempo en el 30% de las PMO. Ejemplo en la figura de la izquierda.
Respecto a la satisfacción del cliente, se demuestra que el 91% de los proyectos tiene una alta satisfacción del cliente en las organizaciones con alta madurez de la PMO.
En conclusión, la implementación de una PMO agrega valor empresarial cuando es considerada como parte integral de los objetivos estratégicos de la organización, ya que, al igual que un proyecto requiere al menos un alcance, tiempo y costo para una ejecución exitosa.
Sandra Mejía
CEO ATI Consultores
Bibliografía
Deloitte Consulting. (2017). Hacia la implementación de una PMO ágil.
Deloitte Consulting. (2016). El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones.
Deloitte Consulting. (2009). Transforming the Program Management Office into a Results Management Office.
Project Management Institute, Inc. (2013). El impacto de la PMO en la implementación de estrategias.
Project Management Institute, Inc. (2013). PMO: Marcos de trabajo.